Chứng từ tiền mặt

Phiếu thu tiền mặt là một hình thức tiêu chuẩn được sử dụng để ghi lại một khoản thanh toán nhỏ bằng tiền mặt. Khi ai đó muốn rút tiền mặt từ quỹ tiền mặt nhỏ, người đó điền vào phiếu tiền mặt để nêu lý do rút tiền và nhận tiền mặt từ người giữ tiền mặt để đổi lại. Nếu người yêu cầu tiền mặt làm như vậy vì họ muốn được hoàn trả cho một khoản chi phí mà họ đã thanh toán từ quỹ của chính họ, thì họ cũng nên ghim biên lai liên quan từ giao dịch mua ban đầu vào chứng từ tiền mặt. Các chứng từ sau đó được lưu trữ dưới dạng hồ sơ kế toán.

Người quản lý quỹ tiền mặt dùng phiếu quỹ để đối chiếu quỹ tiền mặt lặt vặt. Bằng cách cộng tất cả tiền mặt tại chỗ với số tiền ghi trên phiếu chi tiền mặt, tổng số tiền mặt phải bằng tổng số tiền mặt được chỉ định cho quỹ tiền mặt lặt vặt.

Mẫu phiếu chi tiền mặt phải có khoảng trống cho tên của người nhận tiền mặt, tên viết tắt của người đó, số tiền mặt được giải ngân, ngày tháng, lý do giải ngân và mã tài khoản sẽ được tính phí. Các biểu mẫu cũng có thể được đánh số trước, để đảm bảo rằng tất cả các biểu mẫu đã được tính đến.

Nhân viên kiểm toán nội bộ có thể lên lịch xem xét các chứng từ tiền mặt, để xem liệu các khoản được hoàn lại có tuân thủ chính sách sử dụng tiền mặt lặt vặt của công ty hay không.