Sự khác biệt giữa nhật ký và sổ cái

Nhật ký và sổ cái là nơi ghi lại các giao dịch kinh doanh trong hệ thống kế toán. Về bản chất, thông tin cấp độ chi tiết cho các giao dịch riêng lẻ được lưu trữ trong một trong số các tạp chí có thể có, trong khi thông tin trong các tạp chí sau đó được tổng hợp và chuyển (hoặc đăng) vào một sổ cái. Quá trình đăng có thể diễn ra khá thường xuyên hoặc có thể không thường xuyên vào cuối mỗi kỳ báo cáo. Thông tin trên sổ cái là mức tổng hợp thông tin cao nhất, từ đó các số dư thử nghiệm và báo cáo tài chính được tạo ra.

Thông thường, người sử dụng thông tin tài chính sẽ xem xét thông tin ở mức tóm tắt được lưu trữ trong sổ cái, có thể sử dụng phân tích tỷ lệ hoặc phân tích xu hướng, để xác định các điểm bất thường cần điều tra thêm. Sau đó, họ tham khảo thông tin tạp chí cơ bản để truy cập chi tiết về những gì tạo nên thông tin trong sổ cái (có thể dẫn đến việc điều tra chi tiết hơn về các tài liệu hỗ trợ). Do đó, thông tin có thể được tổng hợp từ các tạp chí đến sổ cái để tạo báo cáo tài chính và cuộn lại để điều tra các giao dịch riêng lẻ.

Có thể có một số tạp chí, mỗi tạp chí thường giải quyết các lĩnh vực có khối lượng lớn, chẳng hạn như giao dịch mua hàng, thu tiền mặt hoặc giao dịch bán hàng. Các nghiệp vụ ít thường xuyên hơn, chẳng hạn như bút toán khấu hao, thường được gộp chung vào sổ nhật ký chung.

Thông tin được ghi lại trong các tạp chí theo thứ tự thời gian theo từng giao dịch riêng lẻ, giúp dễ dàng phân loại thông tin và tìm các mặt hàng cụ thể mà người dùng cần. Thông tin được ghi trong sổ cái ở một số tài khoản, thường được sắp xếp theo thứ tự sau:

  • Tài khoản tài sản

  • Tài khoản trách nhiệm

  • Tài khoản vốn chủ sở hữu

  • Tài khoản doanh thu

  • Tài khoản chi phí

Trong hệ thống kế toán trên máy vi tính, các khái niệm nhật ký và sổ cái thậm chí có thể không được sử dụng. Trong một tổ chức nhỏ hơn, người dùng có thể tin rằng tất cả các giao dịch kinh doanh của họ đang được ghi vào sổ cái chung mà không cần lưu trữ thông tin trong nhật ký. Các công ty có khối lượng giao dịch lớn vẫn có thể sử dụng các hệ thống yêu cầu phân tách thông tin thành các tạp chí. Do đó, các khái niệm có phần bị xáo trộn trong môi trường máy tính hóa, nhưng vẫn đúng trong môi trường kế toán thủ công.