Sơ đồ đánh số tài khoản

Sơ đồ đánh số tài khoản liên quan đến việc thiết lập cấu trúc của các tài khoản sẽ được sử dụng, cũng như gán các mã cụ thể cho các tài khoản sổ cái tổng hợp khác nhau. Hệ thống đánh số được sử dụng rất quan trọng đối với cách thức lưu trữ và xử lý thông tin tài chính. Loại đánh số đầu tiên để xác định cho biểu đồ tài khoản liên quan đến cấu trúc của chúng. Đây là bố cục của một số tài khoản và bao gồm các thành phần sau:

Mã bộ phận - Đây thường là mã hai chữ số xác định một bộ phận công ty cụ thể trong một công ty nhiều bộ phận. Nó không được sử dụng bởi một công ty đơn lẻ. Mã có thể được mở rộng thành ba chữ số nếu có hơn 99 công ty con.

Mã phòng ban - Đây thường là mã có hai chữ số xác định một phòng ban cụ thể trong công ty, chẳng hạn như phòng kế toán, kỹ thuật hoặc sản xuất.

Mã tài khoản - Đây thường là một mã gồm ba chữ số mô tả chính tài khoản, chẳng hạn như tài sản cố định, doanh thu hoặc chi phí vật tư.

Ví dụ: một công ty nhiều bộ phận với một số phòng ban trong mỗi công ty có thể sẽ sử dụng biểu đồ đánh số tài khoản theo cách sau: xx-xx-xxx

Một ví dụ khác, một công ty đơn lẻ có nhiều phòng ban có thể phân phối bằng hai chữ số đầu tiên và thay vào đó sử dụng sơ đồ đánh số sau: xx-xxx

Ví dụ cuối cùng, một doanh nghiệp nhỏ hơn không có phòng ban nào chỉ có thể sử dụng mã ba chữ số được gán cho tài khoản của mình, đó là: xxx

Khi cấu trúc mã hóa được thiết lập, việc đánh số tài khoản có thể diễn ra. Đây là mã hóa ba chữ số được đề cập trước đây. Một công ty có thể sử dụng bất kỳ hệ thống đánh số nào mà nó muốn; không có cách tiếp cận bắt buộc. Tuy nhiên, một sơ đồ mã hóa phổ biến như sau:

Tài sản - Mã tài khoản 100-199

Nợ phải trả - 200-299

Tài khoản vốn chủ sở hữu - 300-399

Doanh thu - 400-499

Chi phí - 500-599

Như một ví dụ hoàn chỉnh về phác thảo đánh số trước đó, một công ty mẹ chỉ định người chỉ định "03" cho một trong các công ty con của mình, người chỉ định "07" cho bộ phận kỹ thuật và "550" cho chi phí đi lại và giải trí. Điều này dẫn đến biểu đồ số tài khoản sau:

03-07-550