Cơ cấu tổ chức chức năng

Cơ cấu tổ chức chức năng tổ chức các hoạt động của doanh nghiệp xoay quanh các lĩnh vực chuyên môn hóa. Ví dụ, có thể có một bộ phận tiếp thị chỉ tập trung vào các hoạt động tiếp thị, một bộ phận bán hàng chỉ tham gia vào các hoạt động bán hàng và một bộ phận kỹ thuật chỉ thiết kế sản phẩm và cơ sở sản xuất. Cơ cấu tổ chức chức năng là phương thức tổ chức chủ đạo trong các công ty lớn hơn, vì các đơn vị này giải quyết lượng hàng bán và sản lượng lớn đến mức không có hình thức cơ cấu tổ chức nào khác hiệu quả bằng. Nó đặc biệt hiệu quả trong các trường hợp sau:

  • Khối lượng lớn bán sản phẩm hoặc dịch vụ được tiêu chuẩn hóa

  • Giảm mức độ thay đổi trong ngành

  • Cơ sở tài sản cố định lớn

  • Số lượng giới thiệu dòng sản phẩm hoàn toàn mới tối thiểu

  • Thay đổi tối thiểu do thời trang hoặc những thay đổi khác về thị hiếu hoặc công nghệ

  • Cạnh tranh chủ yếu dựa trên chi phí

Nói cách khác, hệ thống này hoạt động tốt trong một môi trường ổn định.

Ví dụ về Cơ cấu tổ chức chức năng

ABC International vừa đạt doanh thu 10 triệu đô la và chủ tịch của nó tin rằng đây là thời điểm tốt để tái cấu trúc doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả thông qua chuyên môn hóa công việc. Theo đó, ông phân cụm nhân viên vào các lĩnh vực chức năng sau:

  • Phòng kế toán

  • Bộ phận công ty

  • Bộ phận kỹ thuật

  • Bộ phận cơ sở vật chất

  • Phòng Nhân Sự

  • Bộ phận quan hệ nhà đầu tư

  • Bộ phận pháp lý

  • Bộ phận sản xuất

  • Bộ phận quan hệ công chúng

  • Bộ phận mua hàng

  • Phòng kinh doanh và tiếp thị

Ưu điểm của cơ cấu tổ chức chức năng

Trong số các ưu điểm sau đây, ưu điểm đầu tiên là quan trọng nhất; cấu trúc chức năng có thể mang lại rất nhiều hiệu quả cho hoạt động của một doanh nghiệp. Những ưu điểm là:

  • Hiệu quả . Khi nhân viên được phép tập trung vào một khu vực chức năng cụ thể mà không loại trừ tất cả các khu vực khác, họ có thể đạt được hiệu quả đáng kể về quy trình quy trình và phương pháp quản lý.

  • Chuỗi lệnh . Có một chuỗi mệnh lệnh rất rõ ràng trong cấu trúc này, vì vậy mọi người đều biết họ được phép đưa ra quyết định nào và giao cho người giám sát của họ.

  • Khuyến mại . Việc thiết lập lộ trình nghề nghiệp cho nhân viên và theo dõi tiến độ của họ đối với các mục tiêu đã vạch ra cho các lĩnh vực chức năng của họ sẽ dễ dàng hơn.

  • Chuyên môn hóa . Một công ty có thể sử dụng cách tiếp cận này để nuôi dưỡng một nhóm các chuyên gia phi thường, những người có thể tác động mạnh mẽ đến các chức năng của công ty.

  • Đào tạo . Việc theo dõi và cập nhật quá trình đào tạo của nhân viên trở nên dễ dàng hơn khi họ tập trung vào các khu vực chức năng hẹp.

Nhược điểm của Cơ cấu Tổ chức Chức năng

Bất chấp những ưu điểm của cơ cấu tổ chức chức năng, nó cũng có thể làm thay đổi quy trình cơ bản và luồng quyết định trong một doanh nghiệp, với các kết quả sau:

  • Tăng trưởng nhanh. Khi một công ty đang phát triển nhanh chóng và do đó liên tục sửa đổi hoạt động của mình để đáp ứng các điều kiện thay đổi, cấu trúc chức năng có thể làm giảm tốc độ thực hiện các thay đổi. Điều này là do các yêu cầu ra quyết định phải chuyển cơ cấu tổ chức đến người ra quyết định, và sau đó chuyển xuống người yêu cầu quyết định; nếu có nhiều cấp trong cơ cấu tổ chức, việc này có thể mất nhiều thời gian.

  • Thời gian xếp hàng. Khi các quy trình vượt qua ranh giới của nhiều khu vực chức năng, thời gian xếp hàng do mỗi khu vực thêm vào có thể làm tăng đáng kể thời gian cần thiết để hoàn thành toàn bộ giao dịch.

  • Nhiệm vụ. Với rất nhiều chuyên gia tham gia vào một quy trình, rất khó để quy trách nhiệm cho một sản phẩm hoặc dịch vụ bị trục trặc cụ thể cho bất kỳ cá nhân nào.

  • Silô. Có xu hướng giao tiếp kém giữa các silo chức năng khác nhau trong một doanh nghiệp, mặc dù điều này có thể được giảm thiểu bằng cách sử dụng các nhóm chức năng chéo.

  • Doanh nghiệp nhỏ . Cách tiếp cận này không cần thiết trong các doanh nghiệp nhỏ, nơi nhân viên có thể chịu trách nhiệm riêng cho nhiều chức năng.

  • Quan điểm của chuyên gia . Khi tất cả mọi người trong công ty tập trung vào các cụm silo chức năng, chỉ còn lại rất ít người có khả năng nhìn thấy định hướng chiến lược tổng thể của công ty, điều này có thể dẫn đến quá trình ra quyết định rất khó khăn.