Tách nhiệm vụ

Khái niệm tách bạch nhiệm vụ cấm giao trách nhiệm cho một người trong việc mua tài sản, giám hộ của họ và lưu giữ hồ sơ liên quan. Ví dụ, một người có thể đặt hàng mua một tài sản, nhưng một người khác phải ghi giao dịch vào sổ sách kế toán. Bằng cách tách biệt các nhiệm vụ, việc thực hiện gian lận sẽ khó hơn nhiều, vì ít nhất hai người phải làm việc cùng nhau để làm điều đó - điều này ít xảy ra hơn nhiều so với việc một người chịu trách nhiệm về tất cả các khía cạnh của một giao dịch kế toán.

Ví dụ về sự tách biệt các nhiệm vụ là:

  • Tiền mặt . Một người mở phong bì chứa séc, và người khác ghi séc vào hệ thống kế toán. Điều này làm giảm rủi ro rằng séc sẽ bị xóa khỏi công ty và được gửi vào tài khoản séc của chính một người.

  • Các khoản phải thu . Một người ghi lại tiền mặt nhận được từ khách hàng và một người khác tạo thư báo ghi có cho khách hàng. Điều này làm giảm rủi ro rằng một nhân viên sẽ chuyển một khoản thanh toán đến từ khách hàng và che đậy hành vi trộm cắp bằng một khoản tín dụng phù hợp với tài khoản của khách hàng đó.

  • Hàng tồn kho . Một người đặt hàng từ các nhà cung cấp, và một người khác đăng nhập hàng hóa đã nhận vào hệ thống kế toán. Điều này giúp người mua không chuyển hướng hàng hóa đến để sử dụng cho riêng mình.

  • Bảng lương . Một người soạn thông tin tổng lương và lương ròng cho một bảng lương, và một người khác xác minh các phép tính. Điều này giúp nhân viên biên chế không tăng lương một cách giả tạo cho một số nhân viên hoặc tạo và trả lương cho nhân viên giả.

Một vấn đề với việc phân tách các nhiệm vụ là nó kém hiệu quả và tốn thời gian hơn nhiều so với việc để một người duy nhất chịu trách nhiệm về tất cả các khía cạnh của một giao dịch. Vì vậy, bạn nên xem xét sự cân bằng giữa việc tăng mức độ kiểm soát và giảm mức độ hiệu quả khi quyết định có thực hiện việc tách bạch nhiệm vụ trong một số lĩnh vực hay không. Rất có thể sự cải thiện trong kiểm soát không đủ để bù đắp cho mức độ hiệu quả bị giảm sút.

Một quan niệm sai lầm về việc tách biệt các nhiệm vụ là nó làm giảm số lượng sai sót kế toán. Điều này chỉ xảy ra nếu có mục nhập dữ liệu trùng lặp hoặc nếu nhiều người xác minh công việc của nhau. Đây không phải là mục tiêu của việc tách biệt khái niệm nhiệm vụ, mà mục tiêu là giao một số nhiệm vụ cho một người và các nhiệm vụ khác cho người khác - khái niệm này không được thiết kế cho việc trùng lặp các nhiệm vụ, vì vậy sai sót kế toán không có khả năng giảm .

Điều khoản tương tự

Sự tách biệt của nhiệm vụ còn được gọi là sự tách biệt của nhiệm vụ.