Ghi nhận chi phí

Ghi nhận chi phí là hành động chuyển một tài sản thành một khoản chi phí. Điều này được thực hiện khi tiện ích của một tài sản đã được tiêu thụ. Việc ghi nhận chi phí có thể phát sinh trên cơ sở chậm trễ, khi các khoản chi được thực hiện cho những tài sản không được tiêu thụ ngay. Ví dụ về loại ghi nhận chi phí này là:

  • Khi thời hạn được thanh toán tiền thuê trả trước hoàn tất.

  • Khi các hoạt động quảng cáo kết hợp với một khoản thanh toán quảng cáo trả trước đã được hoàn thành.

  • Khi thời hạn được bảo hiểm bởi một hợp đồng bảo hiểm trách nhiệm chung trả trước đã hoàn tất.

Việc ghi nhận chi phí cũng có thể diễn ra ngay sau khi một khoản chi được thực hiện. Việc ghi nhận như vậy có thể phát sinh do tiện ích cơ bản của một mặt hàng mua được đã được tiêu thụ trong cùng kỳ báo cáo với chi phí. Việc ghi nhận này cũng có thể phát sinh do nguyên giá của khoản mục mua lại thấp hơn giới hạn vốn hóa của một doanh nghiệp, do đó chi phí này luôn được ghi nhận là chi phí ngay khi phát sinh. Ví dụ về loại ghi nhận chi phí này là:

  • Mua đồ dùng văn phòng

  • Phát sinh trách nhiệm pháp lý liên quan đến các dịch vụ pháp lý đã được cung cấp

  • Phát sinh trách nhiệm đối với các tiện ích đã sử dụng

  • Mua một máy tính xách tay có chi phí thấp hơn giới hạn vốn hóa doanh nghiệp

Lý tưởng nhất là việc ghi nhận chi phí nên xảy ra đồng thời với việc ghi nhận bất kỳ khoản doanh thu nào có liên quan đến một khoản chi (nguyên tắc phù hợp). Ví dụ, việc ghi nhận chi phí cho giá vốn hàng bán liên quan đến việc bán một sản phẩm phải được ghi nhận trong cùng kỳ với việc bán hàng.

Khi việc ghi nhận chi phí xảy ra, số chi phí xuất hiện trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, làm giảm số lợi nhuận mà nếu không sẽ được ghi nhận. Đối với một tài sản dài hạn hơn, điều này có nghĩa là một tài sản đang bị loại khỏi bảng cân đối kế toán và được chuyển sang báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Đối với một tài sản ngắn hạn hơn (chẳng hạn như đồ dùng văn phòng), tài sản đó không hiện diện đủ lâu để xuất hiện trên bảng cân đối kế toán - nó chỉ đơn giản được ghi nhận ngay trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Thời điểm ghi nhận chi phí là một trong những hình thức gian lận báo cáo tài chính phổ biến hơn, vì các nhà quản lý của công ty có thể có động cơ trì hoãn việc ghi nhận chi phí để củng cố kết quả được báo cáo của kỳ báo cáo. Tình huống này thường phát sinh nhất khi khoản thù lao của các nhà quản lý gắn chặt với kết quả được báo cáo của một tổ chức.

Việc ghi nhận chi phí có thể bị trì hoãn theo cơ sở kế toán tiền mặt, trong đó việc ghi nhận xảy ra khi hóa đơn được thanh toán chứ không phải khi nhận được hóa đơn.