Định nghĩa mua hàng

Mua là việc mua hàng hóa và dịch vụ có tổ chức thay mặt cho chủ thể mua. Các hoạt động mua hàng là cần thiết để đảm bảo rằng các mặt hàng cần thiết được thu mua kịp thời và với chi phí hợp lý. Bộ phận mua hàng đặc biệt cần thiết trong một doanh nghiệp sản xuất, nơi phải thu mua một lượng lớn nguyên vật liệu và linh kiện thường xuyên. Các mục tiêu chính của bộ phận mua hàng như sau:

  • Để xác định các nhà cung cấp có thể cung cấp hàng hóa và dịch vụ phù hợp với yêu cầu của người mua.

  • Để mua các mặt hàng đáp ứng các thông số kỹ thuật chất lượng của người mua.

  • Để tạo ra một luồng giao hàng đến cơ sở của người mua nhằm giảm thiểu đầu tư vào kho nguyên vật liệu trong khi vẫn đảm bảo có hàng khi cần thiết.

  • Để giảm thiểu lượng tiền mặt đầu tư vào hàng tồn kho.

Các hoạt động mua hàng phổ biến như sau:

  • Nhận và xác minh các yêu cầu mua hàng từ khắp nơi trong công ty.

  • Tìm kiếm các nhà cung cấp đủ điều kiện có thể đáp ứng nhu cầu của người mua.

  • Chuẩn bị và phát hành tài liệu yêu cầu đề xuất (RFP) cho các nhà cung cấp đủ điều kiện.

  • Đánh giá phản ứng của nhà cung cấp đối với RFP, chọn người chiến thắng và thương lượng hợp đồng.

  • Phát lệnh mua hàng cho các nhà cung cấp ủy quyền mua hàng. Đơn đặt hàng chính có thể được phát hành khi có một số lần giao hàng được dự tính theo một thỏa thuận mua hàng.

  • Quản lý các hợp đồng có thời hạn dài hơn.

  • Xem lại các lệnh mua đang mở để xem có lệnh nào nên đóng hay không.

Có xu hướng làm cho chức năng mua hàng bị sa lầy vào các thủ tục giấy tờ, liên quan đến việc sử dụng quá nhiều thủ tục đấu thầu và phát hành lệnh mua hàng. Chức năng có thể được sắp xếp hợp lý bằng cách thay thế đặt giá thầu bằng sắp xếp nguồn duy nhất cho hầu hết các giao dịch mua. Ngoài ra, việc mua hàng với chi phí thấp hơn hiện được thực hiện bằng thẻ mua sắm, do đó tránh được việc sử dụng đơn đặt hàng.

Bộ phận mua hàng có thể vận hành một gói phần mềm mua hàng tự do, mặc dù hệ thống này sẽ hiệu quả hơn nếu được tích hợp vào phần mềm của chức năng nhận và hạch toán phải trả.

Điều khoản tương tự

Mua hàng hay còn gọi là mua sắm.