Kế toán chi phí trả trước

Định nghĩa chi phí trả trước

Chi phí trả trước là một khoản chi được thanh toán trong một kỳ kế toán, nhưng tài sản cơ sở sẽ không được tiêu thụ cho đến kỳ kế toán trong tương lai. Khi tài sản được tiêu thụ cuối cùng, nó được tính vào chi phí. Nếu tiêu dùng trong nhiều kỳ, có thể có một loạt các khoản phí tương ứng với chi phí.

Một khoản chi phí trả trước được ghi nhận trên bảng cân đối kế toán của một tổ chức như một tài sản lưu động cho đến khi nó được tiêu thụ. Lý do cho việc chỉ định tài sản hiện tại là hầu hết các tài sản trả trước được tiêu thụ trong vòng một vài tháng kể từ khi ghi nhận ban đầu. Nếu một khoản chi phí trả trước có khả năng không được tiêu thụ trong năm tới thì thay vào đó, nó sẽ được phân loại trên bảng cân đối kế toán là tài sản dài hạn (hiếm).

Một ví dụ về chi phí trả trước là bảo hiểm, thường được trả trước cho nhiều kỳ trong tương lai; một thực thể ban đầu ghi nhận khoản chi này như một khoản chi phí trả trước (một tài sản), sau đó tính vào chi phí trong suốt thời gian sử dụng. Một khoản mục khác thường thấy trong tài khoản chi phí trả trước là tiền thuê trả trước.

Các khoản chi phí được ghi nhận là chi phí trả trước để phù hợp hơn với việc ghi nhận chúng là chi phí với thời kỳ chúng thực sự được tiêu thụ. Nếu một doanh nghiệp không sử dụng khái niệm Chuẩn bị, tài sản của họ sẽ bị đánh giá thấp hơn trong ngắn hạn, cũng như lợi nhuận của họ. Khái niệm dự phòng không được sử dụng dưới cơ sở tiền mặt của kế toán, mà thường được sử dụng bởi các tổ chức nhỏ hơn.

Kế toán trả trước

Việc hạch toán cơ bản cho một khoản chi phí trả trước thực hiện theo các bước sau:

  1. Sau khi ghi hóa đơn nhà cung cấp ban đầu trong hệ thống kế toán, hãy xác minh rằng mặt hàng đó đáp ứng các tiêu chí của công ty về một khoản chi phí trả trước (tài sản).

  2. Nếu mặt hàng đáp ứng các tiêu chí của công ty, hãy tính nó vào tài khoản chi phí trả trước. Nếu không, hãy tính số tiền đã lập hóa đơn vào chi phí trong kỳ hiện tại.

  3. Ghi lại số tiền chi tiêu trong bảng đối chiếu chi phí trả trước.

  4. Vào cuối kỳ kế toán, hãy thiết lập số kỳ mà khoản mục sẽ được phân bổ và nhập thông tin này vào bảng tính đối chiếu. Mục nhập này phải bao gồm số tiền khấu hao theo phương pháp đường thẳng sẽ được tính vào mỗi kỳ áp dụng.

  5. Vào cuối kỳ kế toán, hãy tạo một bút toán điều chỉnh phân bổ số tiền đã xác định trước vào tài khoản chi phí phù hợp nhất.

  6. Khi tất cả các khoản phân bổ đã được hoàn tất, hãy xác minh rằng tổng số trong bảng tính khớp với tổng số dư trong tài khoản chi phí trả trước. Nếu không, hãy dung hòa cả hai và điều chỉnh khi cần thiết.

Một phương pháp hay nhất là không ghi các khoản chi tiêu nhỏ hơn vào tài khoản chi phí trả trước, vì mất quá nhiều công sức để theo dõi chúng theo thời gian. Thay vào đó, hãy tính những số tiền nhỏ hơn này vào chi phí phát sinh. Để mở rộng khái niệm này hơn nữa, hãy xem xét tính các số dư còn lại vào chi phí khi chúng đã được phân bổ xuống một mức tối thiểu nhất định. Cả hai hành động này phải được điều chỉnh bởi một chính sách kế toán chính thức nêu rõ ngưỡng mà tại đó chi phí trả trước được tính vào chi phí.

Ví dụ về chi phí trả trước

Một công ty trả trước 60.000 đô la cho bảo hiểm trách nhiệm giám đốc và sĩ quan cho năm sắp tới. Mục nhập nhật ký là: