Danh sách kiểm tra kiểm soát nội bộ

Danh sách kiểm soát nội bộ nhằm cung cấp cho tổ chức một công cụ để đánh giá tình trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức đó. Bằng cách so sánh định kỳ danh sách kiểm tra với các hệ thống thực tế, người ta có thể phát hiện ra các sự cố kiểm soát cần được khắc phục. Khi được theo dõi thường xuyên, danh sách kiểm tra có những lợi ích sau:

  • Có ít ý kiến ​​kiểm toán hơn về các điểm yếu của kiểm soát nội bộ

  • Ban Giám đốc có thể đảm bảo rằng các kết quả tài chính được báo cáo là chính xác

  • Giảm rủi ro mất mát tài sản do gian lận

  • Có ít khả năng tổ chức không tuân thủ bất kỳ yêu cầu quy định hiện hành nào

Kiểm soát nội bộ là một hệ thống các chính sách, thủ tục, xem xét, phân tách nhiệm vụ và các hoạt động khác được sử dụng để giảm thiểu rủi ro thất thoát tài sản, lập báo cáo tài chính chính xác và tiến hành hoạt động một cách hiệu quả và có trật tự.

Khi xem qua danh sách kiểm soát kiểm soát nội bộ, mục đích là để phát hiện bất kỳ kiểm soát nào bị thiếu hoặc yếu. Một phát hiện như vậy không tự động chỉ ra sự hiện diện của một vấn đề kiểm soát cần được khắc phục. Nếu có các kiểm soát bù trừ ở những nơi khác trong hệ thống, kiểm soát yếu có thể được coi là chấp nhận được. Ví dụ, nếu một tấm chữ ký được sử dụng để ký séc, thì đây có thể được coi là một điểm yếu về kiểm soát, ngoại trừ việc phải có phê duyệt chính thức ở phía trên cho mọi đơn đặt hàng được phát hành. Kiểm soát bù trừ này đảm bảo rằng các giao dịch mua vẫn được chấp thuận ở đâu đó trong hệ thống mua.

Danh sách kiểm soát nội bộ có thể rất lớn và được điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp. Ví dụ: các biện pháp kiểm soát được sử dụng cho sòng bạc (với việc sử dụng nhiều tiền mặt) hoàn toàn khác với các biện pháp kiểm soát được sử dụng trong một công ty phát triển phần mềm (có thể không bao giờ sử dụng tiền mặt). Dưới đây là lựa chọn các biện pháp kiểm soát có thể có trong một doanh nghiệp điển hình:

Danh sách kiểm soát các khoản phải trả:

  • Tất cả các hóa đơn lớn hơn $ 50 đều được người quản lý phê duyệt

  • Đối sánh ba chiều của đơn đặt hàng, tài liệu nhận và hóa đơn nhà cung cấp được tiến hành

  • Séc trống được lưu trữ ở một vị trí bị khóa

  • Chuỗi số kiểm tra được theo dõi

  • Séc được ký thủ công

  • Hóa đơn được đóng dấu "đã thanh toán" khi chúng đã được thanh toán

Danh sách kiểm soát thanh toán của khách hàng:

  • Tất cả các chiết khấu và giá đặc biệt đều được xác nhận

  • Hóa đơn được kiểm tra lỗi

  • Vận đơn chưa khớp được xem xét

  • Tổng đơn đặt hàng được so sánh với tổng hóa đơn

  • Bảng sao kê số tiền chưa thanh toán được phát hành cho khách hàng

Danh sách kiểm tra kiểm soát tiền lương:

  • Bảng thời gian được khớp với danh sách nhân viên hiện tại

  • Giờ ghi trên bảng thời gian được người giám sát phê duyệt

  • Tổng số được nhập vào hệ thống tính lương được khớp với tổng số bảng chấm công

  • Sổ đăng ký trả lương sơ bộ được quản lý biên chế xem xét và phê duyệt

  • Tất cả séc bảng lương được phân phối thủ công cho những người có tên trên séc