Quản lý theo ngoại lệ

Quản lý theo ngoại lệ là hoạt động kiểm tra các kết quả tài chính và hoạt động của một doanh nghiệp và chỉ đưa ra các vấn đề để Ban Giám đốc lưu ý nếu kết quả thể hiện sự khác biệt đáng kể so với số tiền được ngân sách hoặc dự kiến. Ví dụ, kiểm soát viên của công ty có thể được yêu cầu thông báo cho ban giám đốc về những khoản chi lớn hơn 10.000 đô la hoặc cao hơn 20% so với dự kiến.

Mục đích của quản lý theo khái niệm ngoại lệ là chỉ làm phiền ban lãnh đạo với những khác biệt quan trọng nhất so với định hướng hoặc kết quả đã hoạch định của doanh nghiệp. Các nhà quản lý có lẽ sẽ dành nhiều thời gian hơn để theo dõi và sửa chữa những sai lệch lớn hơn này. Khái niệm này có thể được tinh chỉnh để các phương sai nhỏ hơn thu hút sự chú ý của các nhà quản lý cấp thấp hơn, trong khi một phương sai lớn được báo cáo trực tiếp với quản lý cấp cao.

Ưu điểm của Quản lý theo Ngoại lệ

Có một số lý do hợp lệ để sử dụng kỹ thuật này. Họ đang:

  • Nó làm giảm số lượng kết quả tài chính và hoạt động mà ban giám đốc phải xem xét, đó là việc sử dụng thời gian hiệu quả hơn.

  • Người viết báo cáo được liên kết với hệ thống kế toán có thể được đặt để tự động in các báo cáo theo các khoảng thời gian đã nêu có chứa các mức ngoại lệ được xác định trước, đây là một cách tiếp cận báo cáo ít xâm lấn.

  • Phương pháp này cho phép nhân viên tuân theo các cách tiếp cận của riêng họ để đạt được kết quả được ủy thác trong ngân sách của công ty. Ban quản lý sẽ chỉ bước vào nếu các điều kiện ngoại lệ tồn tại.

  • Kiểm toán viên của công ty sẽ hỏi về các trường hợp ngoại lệ lớn như là một phần trong hoạt động kiểm toán hàng năm của họ, vì vậy Ban Giám đốc cần điều tra những vấn đề này trước khi thực hiện cuộc kiểm toán.

Nhược điểm của Quản lý theo Ngoại lệ

Có một số vấn đề với việc quản lý theo khái niệm ngoại lệ, đó là:

  • Khái niệm này dựa trên sự tồn tại của ngân sách để so sánh các kết quả thực tế. Nếu ngân sách không được xây dựng tốt, có thể có một số lượng lớn các phương sai, trong đó có nhiều phương án không liên quan và sẽ làm lãng phí thời gian của bất kỳ ai điều tra chúng.

  • Khái niệm này yêu cầu sử dụng các nhà phân tích tài chính, những người chuẩn bị tóm tắt phương sai và trình bày thông tin này cho ban giám đốc. Do đó, cần có thêm một lớp chi phí chung của công ty để làm cho khái niệm hoạt động đúng. Ngoài ra, một nhà phân tích không đủ năng lực có thể không nhận ra một vấn đề tiềm ẩn nghiêm trọng và sẽ không thu hút sự chú ý của ban giám đốc.

  • Khái niệm này dựa trên hệ thống chỉ huy và kiểm soát, nơi các điều kiện được giám sát và đưa ra quyết định bởi một nhóm trung tâm gồm các nhà quản lý cấp cao. Thay vào đó, bạn có thể có một cơ cấu tổ chức phi tập trung, nơi các nhà quản lý địa phương có thể theo dõi các điều kiện hàng ngày và do đó không cần một hệ thống báo cáo ngoại lệ.

  • Khái niệm này giả định rằng chỉ người quản lý mới có thể sửa chữa các phương sai. Nếu thay vào đó, một doanh nghiệp được cấu trúc để nhân viên tuyến đầu có thể đối phó với hầu hết các phương án ngay khi chúng phát sinh, thì sẽ không cần quản lý ngoại lệ.