Xác nhận tài khoản phải thu

Khi kiểm toán viên đang kiểm tra hồ sơ kế toán của một công ty khách hàng, kỹ thuật chính để xác minh sự tồn tại của các khoản phải thu là xác nhận chúng với khách hàng của công ty. Kiểm toán viên làm như vậy với một xác nhận tài khoản phải thu. Đây là lá thư do một cán bộ công ty ký (nhưng được kiểm toán viên gửi qua đường bưu điện) gửi cho khách hàng được kiểm toán viên lựa chọn từ báo cáo tình hình nợ phải thu của công ty. Thư yêu cầu khách hàng liên hệ trực tiếp với kiểm toán viên để biết tổng số các khoản phải thu từ công ty trên sổ sách của họ tính đến ngày được nêu trong thư xác nhận. Kiểm toán viên thường chọn những khách hàng để xác nhận có số dư nợ phải thu lớn, trong đó xem xét thứ yếu đến các khoản phải thu quá hạn,tiếp theo là lựa chọn ngẫu nhiên các khách hàng có số dư phải thu nhỏ hơn.

Vì thông tin thu được thông qua xác nhận đến từ bên thứ ba, nên nó được coi là có chất lượng cao hơn bất kỳ thông tin nào mà kiểm toán viên có thể có được từ hồ sơ nội bộ của công ty khách hàng.

Có hai hình thức xác nhận, đó là:

  • Xác nhận tích cực . Đây là một yêu cầu cung cấp phản hồi cho kiểm toán viên, cho dù khách hàng có đồng ý với thông tin phải thu được liệt kê trong xác nhận hay không.

  • Xác nhận phủ định . Đây là yêu cầu chỉ liên hệ với kiểm toán viên nếu khách hàng có vấn đề với thông tin tài khoản phải thu có trong xác nhận. Đây là một hình thức bằng chứng kém chắc chắn hơn, do khách hàng có xu hướng không liên hệ với kiểm toán viên, dẫn đến việc kiểm toán viên cho rằng khách hàng đồng ý với thông tin tài khoản phải thu được trình bày.

Nếu khách hàng không gửi lại xác nhận cho kiểm toán viên, kiểm toán viên có thể mất nhiều thời gian để có được các xác nhận, dựa trên chất lượng cao của hình thức bằng chứng này. Nếu không có cách nào để có được xác nhận, thì bước tiếp theo của kiểm toán viên là kiểm tra các hóa đơn thu tiền tiếp theo, để xem liệu khách hàng đã thanh toán cho những hóa đơn chưa được xác nhận đó chưa. Đây là một dạng bằng chứng thứ cấp chắc chắn rằng các khoản phải thu tồn đọng tại thời điểm cuối kỳ báo cáo đang được kiểm toán tại thời điểm đó.

Nếu thông tin nhận được từ khách hàng khác với số tiền phải thu được liệt kê trong báo cáo phải thu của công ty, kiểm toán viên thường yêu cầu công ty điều chỉnh sự khác biệt và sau đó kiểm toán viên có thể thực hiện thêm hành động nếu cần.