Lập kế hoạch ngân sách

Lập kế hoạch ngân sách là quá trình xây dựng một ngân sách và sau đó sử dụng nó để kiểm soát hoạt động của một doanh nghiệp. Mục đích của việc lập kế hoạch ngân sách là để giảm thiểu rủi ro mà kết quả tài chính của tổ chức sẽ kém hơn dự kiến. Bước đầu tiên trong lập kế hoạch ngân sách là xây dựng ngân sách. Điều này được thực hiện bằng cách tham gia vào các nhiệm vụ sau, được trình bày theo thứ tự gần đúng của chúng:

  1. Có được định hướng chiến lược từ ban giám đốc. Bước này là cần thiết để đặt ra định hướng chung của kế hoạch, chẳng hạn như thêm một dòng sản phẩm mới hoặc chấm dứt hoạt động của công ty con.

  2. Tạo lịch các mốc ngân sách. Cần có ngày đến hạn cụ thể để đảm bảo rằng nhóm quản lý tạo ra các phần ngân sách tương ứng của họ một cách kịp thời, để các phần này có thể được đưa vào mô hình ngân sách chính.

  3. Tạo chính sách và thủ tục ngân sách. Tài liệu này là cần thiết để đưa ra định hướng cho những người quản lý liên quan đến việc tạo ra ngân sách.

  4. Tải trước ngân sách. Trong một số trường hợp, sẽ hiệu quả hơn nếu cung cấp cho các nhà quản lý một mô hình ngân sách sơ bộ đã chứa ngân sách ước tính. Ngân sách ước tính dựa trên kết quả lịch sử, được điều chỉnh theo lạm phát. Sau đó, các nhà quản lý có thể tập trung sự chú ý của họ vào những thay đổi quan trọng hơn đối với mô hình ngân sách.

  5. Ban hành mô hình ngân sách sơ bộ, với các chính sách, thủ tục và ngày quan trọng cho các nhà quản lý có trách nhiệm. Người phụ trách ngân sách sau đó cung cấp hỗ trợ cho những người quản lý này khi họ điều chỉnh mô hình ngân sách được cung cấp.

  6. Tổng hợp và sửa đổi mô hình. Khi các phân đoạn ngân sách được trả lại bởi người quản lý, các phân đoạn được tổng hợp thành một mô hình ngân sách tổng thể, sau đó được quản lý cấp cao xem xét. Những nhà quản lý này có thể sẽ yêu cầu thay đổi mô hình, chẳng hạn như điều chỉnh trong chi tiêu vốn hoặc mức chi phí. Những nhiệm vụ này đòi hỏi một loạt các sửa đổi bởi những người quản lý tạo ra mô hình.

  7. Khi tất cả các bên đều hài lòng với mô hình ngân sách, ban giám đốc ký duyệt và bộ phận kế toán tải nó vào phần mềm kế toán, kết quả là ngân sách so với báo cáo tài chính thực tế.

Khi một mô hình ngân sách đã được hoàn thành, nó sẽ được sử dụng để kiểm soát hoạt động của một doanh nghiệp. Điều này có thể được thực hiện theo những cách sau:

  • Báo cáo ngân sách so với các phương sai thực tế cho ban quản lý, để điều tra các phương sai tiêu cực lớn nhất.

  • Trả thưởng dựa trên việc tuân thủ ngân sách.

  • Chỉ cho phép các khoản chi nếu ngân sách còn kinh phí để thực hiện.