Định dạng mục nhập nhật ký

Sổ nhật ký được sử dụng để ghi các mặt bên nợ và bên có của một giao dịch trong sổ sách kế toán. Nó được sử dụng trong hệ thống kế toán bút toán kép, nơi cần cả ghi nợ và ghi có để hoàn thành mỗi bút toán. Các yếu tố cơ bản của định dạng mục nhập nhật ký như sau:

  • Dòng tiêu đề có thể bao gồm số mục tạp chí và ngày nhập. Số được sử dụng để lập chỉ mục mục nhập nhật ký, để nó có thể được lưu trữ đúng cách và lấy ra từ kho lưu trữ.
  • Cột đầu tiên bao gồm số tài khoản và tên tài khoản mà mục nhập được ghi vào. Trường này được thụt vào nếu nó dành cho tài khoản được ghi có.
  • Cột thứ hai chứa số tiền ghi nợ được nhập.
  • Cột thứ ba chứa số tiền tín dụng được nhập.
  • Dòng chân trang cũng có thể bao gồm một mô tả ngắn gọn về lý do của mục nhập. Một mục ở dòng chân trang rất được khuyến khích, vì có quá nhiều mục nhật ký nên rất dễ quên lý do tại sao mỗi mục lại được thực hiện.

Do đó, định dạng sổ nhật ký cơ bản là: